Business Central Copilot: Summarize

Summarize condense ainsi les informations clés d’une fiche ou d’un document sans navigation superficielle, pour un gain de temps évident. En quelques phrases succinctes, Copilot met en évidence les éléments les plus importants ou urgents concernant le record consulté, épargnant l’omission d’un détail dans un fouillis d’informations. L’aide s’adapte aussi au contexte : les aperçus sont personnalisés en fonction du rôle utilisateur et de l’entité métier, se concentrant encore sur le cœur de votre activité.

Affichage

La fonctionnalité est active, et donc le volet correspondant est affiché, par défaut sur Business Central, pour tous les systèmes mis à jour depuis la version  Wave 1  de 2025 ou ultérieure.  Microsoft l’explique succinctement sur son plan de lancement de 2025. Celui-ci, nommé « Résumé »,  apparait aux côtés des autres Factboxes (encadrés de droite pouvant contenir des données connexes ou statistiques supplémentaires) sur les pages dont le type est pris en charge par la fonctionnalité :

• Card
• Document
• ListPlus

Par défaut, ce volet de synthèse peut être replié pour économiser de l’espace. A son déploiement, Copilot génère instantanément le résumé de l’enregistrement affiché. Cette génération peut prendre quelques instants pendant que Copilot analyse les données pour la première itération sur la page. Chaque point du résumé peut comporter un hyperlien vers la source de l’information, fluidifiant un approfondissement de la notion, si nécessaire.

Les administrateurs ont toutefois la possibilité de désactiver ou réactiver cette fonctionnalité au niveau du tenant. Cela se fait via la page d’administration Copilot & Agent capabilities (« Fonctionnalités de Copilot et d’assistant », en français). Elle répertorie toutes les fonctionnalités Copilot disponibles, et leur état d’activation. Pour modifier l’état, il suffit de sélectionner la ligne correspondante puis « Activer » ou « Désactiver » selon le cas. Si Summarize est désactivé globalement, le volet demeure visible sur les pages mais affiche un message d’avertissement lors de son clic, de non-activation.

Ce choix peut aussi se faire au niveau utilisateur. Chacun peut décider de masquer temporairement ce volet de synthèse, sur une page donnée, via l’interface. Il faut pour cela « développer le résumé » sur le volet (et donc le générer) puis cliquer sur « Masquer le résumé Copilot » (dans les « … ») au pied du résumé.

Inversement, pour l’afficher de nouveau, il cliquera sur « … » dans la zone des FactBoxes puis sélectionnera « Résumé » pour le faire réapparaître.

Business Central mémorise l’état (affiché/masqué) du volet « Résumé » et ce, par utilisateur, et pour chaque page, conservant ainsi ses préférences.

Contrôle d’accès

Un nouvel ensemble de permissions Copilot est publié conjointement avec la nouvelle fonctionnalité. Il permet un contrôle plus granulaire des fonctionnalités d’IA disponibles pour chaque utilisateur.

Un permission set  système nommé « COPILOT SYS FEATURES » regroupe désormais les autorisations individuelles sur des objets pour les fonctions Copilot clés et notamment :

• Allow Copilot Summary à l’utilisation de Summarize
• Allow Copilot Chat à l’utilisation du chat Copilot
• Allow Copilot Autofill à utilisation de Autofill (nouvelle fonctionnalité d’assistance déployée lors de la même release et décortiquée dans un prochain article)

Les administrateurs peuvent utiliser ces permissions pour accorder ou révoquer l’accès à la fonctionnalité Summarize par utilisateur (empêchant sa visualisation) ou via des permissions set personnalisés.

Le mécanisme de sécurité respecte les mêmes principes de base que le modèle d’autorisations standard de Business Central :

• Copilot n’exposera jamais des données auxquelles l’utilisateur n’a pas droit,
• Summarize ne synthétisera que les informations visibles et accessibles pour le profil courant.

De cette manière, l’entreprise peut adopter la fonctionnalité de façon contrôlée, en activant la fonction globalement mais en limitant son usage à certains rôles métier, si nécessaire.

Fonctionnement technique

Lorsqu’un utilisateur demande le résumé d’un enregistrement, Business Central Copilot collecte en arrière-plan diverses données liées à cet enregistrement puis génère une synthèse en langage naturel, basée sur ces informations.

Il est important de souligner que le moteur Copilot opère dans le périmètre sécurisé de votre environnement Business Central : toute l’analyse est réalisée côté serveur Business Central, en utilisant les données auxquelles vous avez accès, sans jamais envoyer vos données métier, privées, vers l’extérieur, pour entraîner le modèle IA.

En pratique, Summarize interroge le contexte courant et s’appuie sur les métadonnées de Business Central (définition des pages, relations entre tables, pages de stats associées, etc.) pour agréger les principaux chiffres et faits concernant le record affiché. Il compile ensuite ces éléments en quelques phrases courtes, en appliquant une logique qui donne la priorité aux informations urgentes ou dignes d’attention (par exemple un montant échu important, une commande en retard, un stock critique).

Un aspect clé du fonctionnement de Summarize est l’adaptation au rôle utilisateur et au contexte fonctionnel. Le résumé n’est pas figé ni générique : Copilot va mettre en avant ce qui est probablement le plus pertinent pour vous, en fonction de votre rôle (par exemple, un utilisateur avec rôle « Comptable » verra remonter des infos financières, là où un rôle « Commercial » verra plutôt des indicateurs de vente). Cette personnalisation contextuelle se base sur le profil Role Center  de l’utilisateur ainsi que sur son historique d’utilisation, afin que la synthèse reflète au mieux les priorités de son métier. Microsoft a présenté la conception de la fonctionnalité aux BC TechDays 2025 :

En parallèle, Copilot ne tient compte que des données auxquelles l’utilisateur a effectivement accès (respect du masquage par personnalisation et/ou des restrictions par permissions).

Accès à l’information

Pour construire le résumé, Copilot puise les informations à partir de plusieurs sources de données liées à l’enregistrement :

• Champs visibles sur la page : Toutes les données affichées sur la page courante (c’est-à-dire les champs principaux de la fiche ou du document que vous consultez) sont prises en compte dans la synthèse. Par exemple, sur une fiche Client, le moteur va considérer des champs comme son solde, la date de sa dernière commande, le Crédit Limit, le statut de son compte, nécessairement affichés à l’écran. Copilot respecte les personnalisations ou configurations de l’utilisateur : il ne résume que ce qui est visible pour vous sur la page et ce à quoi vous avez normalement accès.
• FactBoxes associés : Copilot analyse également les informations des FactBoxes affichés aux côtés de l’enregistrement principal, afin d’enrichir le résumé. Par exemple, sur une fiche Client, un volet standard affiche la balance âgée avec des montants échus, un autre peut montrer un historique des ventes graphiquement, ou des notes attachées au client.
• Pages de statistiques associées : De nombreuses entités disposent d’une page de statistiques qui agrège des indicateurs clés. Par exemple, une fiche Article possède une page de statistiques de stock et ventes. Copilot est capable d’aller chercher ces chiffres agrégés sur les pages associées. Parfois cela passe par des actions cachées, pour les inclure dans le résumé grâce à la connaissance des relations et des actions dans Business Central. Seules les pages jugées pertinentes sont exploitées, afin de se concentrer sur les indicateurs clés. Le total des ventes sur 12 mois ou le nombre de commandes ouvertes pourront être mentionnés dans la synthèse de la fiche article. Ainsi, le résumé reflète non seulement les champs de la fiche, mais aussi des totaux calculés (ventes totales, valeur de stock, nombre d’incidents, etc.) qui donnent de la perspective sur l’enregistrement en question.

Désactivation par customisation AL

Auparavant, le volet « Résumé » était automatiquement ajouté aux pages éligibles et ne pouvait pas être retiré par du code de personnalisation standard. L’introduction du composant en AL baptisé DefaultSummaryPart, lors de la Release Wave 2 2025 Business Central,  version 16.0, offre aux développeurs la maîtrise du volet de synthèse Copilot sur les pages applicatives. Les partenaires peuvent choisir de le désactiver sur certaines ou de le remplacer par un autre via une extension AL.

Le snippet AL ci-dessous illustre comment procéder sur une fiche Client, pour éviter une surcharge d’affichage de ses tuiles :

Dans cet exemple, l’extension de page conserve le volet de synthèse DefaultSummaryPart dans la structure de la fiche, mais le rend invisible à l’aide de la propriété Visible = false. Cela permet de désactiver visuellement sans supprimer sa définition du layout. Cela offre une approche plus souple lorsqu’on souhaite masquer temporairement le résumé, sans altérer profondément l’architecture de la page.

Les développeurs peuvent également définir ce composant explicitement dans une nouvelle page personnalisée en l’insérant dans la zone FactBoxes, tout en contrôlant sa visibilité. Cette méthode permet notamment de remplacer le volet natif par un résumé alternatif issu d’une extension tierce si besoin.

Ce nouveau composant AL, offre ainsi une flexibilité accrue pour adapter l’expérience Copilot : que ce soit pour masquer la fonctionnalité sur des pages sensibles, ou pour en proposer une version customisée alignée avec les besoins spécifiques de l’entreprise. Microsoft a documenté cette évolution dans le changelog officiel de l’extension AL Language : Business Central 2025 release wave 2.

Il est également important de noter que le volet « Résumé » n’est pas affecté par les personnalisations standards côté utilisateur, renforçant la nécessité de le gérer via AL. Enfin, le composant DefaultSummaryPart est applicable uniquement aux pages de type Card, Document, et ListPlus et non pas aux listes simples (qui ne disposent pas du volet).

Nous rappelons que toute personnalisation via AL doit être livrée sous forme d’extension et respecter les règles de compatibilité de Microsoft.