1. Les enjeux documentaires des entreprises du transport

Le transport est l’un des secteurs les plus impactés par la gestion documentaire. Entre la quantité des documents, la diversité des formats (papier, PDF…), le cadre réglementaire et la multiplicité des intervenants, les flux documentaires sont aussi complexes que les flux physiques de marchandises.

C’est dans ce contexte particulièrement exigeant que la GED (Gestion Électronique de Documents) devient un levier stratégique, permettant aux entreprises du transport de réussir leur transition numérique tout en gagnant en efficacité et en réactivité.

  • Volumétrie des documents

Contrat de transport, bons de livraison, lettres de voitures, ticket de pesée, listes de colisage, autorisations douanières, facturation… la volumétrie de documents autour d’une livraison de marchandise peut devenir rapidement importante, pouvant entraîner :

  • Une hausse du risque d’erreurs de saisie manuelle,
  • Une perte de temps dans la recherche d’information,
  • Un allongement des délais opérationnels
  • Une difficulté à tracer les documents
  • Des coûts supplémentaires (impression, stockage…)

A titre indicatif, jusqu’à 50 documents peuvent être générés dans le cadre d’une expédition de marchandise à l’internationale impliquant 30 parties prenantes.

1.2 Diversité des formats

Un autre défi majeur réside dans la multiplicité des formats documentaires. Entre les documents encore transmis au format papier (bons de livraison, factures, contrats de transport), ceux envoyés en PDF par e-mail, ou encore les données issues directement des systèmes métiers (ERP, TMS, WMS), les entreprises du transport doivent jongler avec une grande hétérogénéité. Cette diversité entraîne plusieurs problèmes : risque de doublons, temps perdu à rechercher une information dans un dossier papier ou dans une boîte mail, complexité pour garantir la traçabilité et la conformité. À grande échelle, cette fragmentation ralentit considérablement les processus opérationnels et peut générer des erreurs humaines, impactant directement la qualité du service client.

1.3 Cadre réglementaire

Après la gestion des volumétries et des formats de documents, les entreprises doivent composer avec un environnement réglementaire intransigeant : l’obligation de vigilance, le contrat-type et la loi macron

  • Depuis 2017, l’obligation de vigilance exige aux entreprises françaises de plus de 5 000 salariés en France ou 10 000 dans le monde de mettre en place un plan permettant :
    • d’identifier les risques liés à leurs activités et à celles de leurs sous-traitants
    • de mettre en place des procédures pour prévenir ces risques
    • de rendre compte publiquement des mesures prises, via un rapport intégré dans leur communication annuelle

De plus, dans le cadre du devoir de vigilance, le cocontractant doit fournir (à la conclusion du contrat) l’attestation de vigilance URSSAF, l’extrait KBIS et une attestation sur l’honneur de l’emploi régulier des salariés.

  • Le contrat type est un cadre légal fixé par décret qui s’applique automatiquement entre un transporteur et son client si aucun contrat écrit spécifique n’a été signé entre eux.

Si l’entreprise donneuse d’ordre et le transporteur n’ont pas prévu de conditions particulières, c’est le contrat type réglementaire qui s’applique par défaut.

Il détermine les droits et obligations des deux parties (délai de livraison, responsabilité en cas de perte/avarie, modalités de paiement, assurances, etc.)

  • Entrée en vigueur le 1er juillet 2016, la Loi Macron impose aux entreprises de transport étrangères de rémunérés leurs chauffeurs détachés en France d’être rémunérés sur la base du salaire minimum français. Ces derniers devront également respecter les règles sociales françaises et nommer un représentant français auprès des autorités.

Ces entreprises devront fournir à leurs chauffeurs une attestation de détachement.

1.4 Multiplicité d’intervenants

Autre enjeu majeur dans le secteur du transport : la multiplicité des intervenants. Chauffeurs, affréteurs, entrepôts, services comptables, clients, douanes… autant d’intervenants qui échangent, modifient et utilisent les mêmes informations. Cela augmente le risque d’erreurs ou de retards dans la circulation documentaire entrainant un allongement des délais, des litiges, ou bien même des pénalités.

2. Les avantages de la GED dans le secteur du transport

Ne voyez pas la GED comme une dépense d’outil technique, mais plutôt comme un investissement stratégique. Une solution de Gestion Electronique de Documents optimise vos processus et apporte une réponse pragmatique aux difficultés rencontrées par les acteurs du transport.

2.1 Centralisation et accès rapide à l’information

La GED permet de rassembler tous les documents au même endroit (contrats, CMR, bons de livraison, factures, déclarations douanières, certificats, etc.), qu’ils soient nativement numériques ou issus du papier.

La fonctionnalité d’indexation automatique par fournisseur, client, n° commande, type de document, plaque camion… permet de classer intelligemment les documents. Couplé à la recherche avancée par mot clé, montant, date… les entreprises du transport peuvent facilement et rapidement retrouver un document spécifique.

Exemple : un gestionnaire peut retrouver en quelques secondes un CMR scanné d’une livraison effectuée trois mois plus tôt, au lieu de passer une demi-journée à fouiller dans les archives papier.

2.2 Automatisation des processus documentaire

La GED est également connue pour permettre aux entreprises d’automatiser le traitement de leurs documents via les fonctionnalités de workflows personnalisables et de reconnaissance automatique (OCR). Cela permet de faire gagner du temps aux équipes et réduit le risque d’erreurs des saisies manuelles. Ainsi, les processus sont fluidifiés, les échanges accélérés et les relations avec les autres intervenants améliorées.

Exemple : lorsqu’une facture fournisseur arrive, elle est automatiquement comparée au bon de transport correspondant. En cas de divergence (quantité, tarif, référence), le système alerte automatiquement le service concerné sans intervention manuelle.

2.3 Traçabilité et conformité

Une fois dans la GED, chaque document est suivi tout au long de son cycle de vie : qui l’a créé, consulté, modifié ou validé. L’entreprise bénéficie ainsi d’une traçabilité complète et horodatée, essentielle pour respecter les obligations légales et réglementaires du secteur.

Elle est en mesure de fournir une piste d’audit fiable.

La fonctionnalité d’archivage à valeur probante d’une GED permet également de respecter la conservation minimale de 10 ans des documents.

Exemple : lors d’un contrôle URSSAF, l’entreprise peut présenter instantanément une attestation de vigilance ou un contrat de sous-traitance archivé, avec preuve de validité et de date de dépôt.

2.4 Partage sécurisé avec les partenaires & collaborateurs

Dans le transport, les documents circulent entre différents acteurs internes et externes : chauffeurs, gestionnaires, clients, sous-traitants, administrations. La GED permet de sécuriser ces échanges tout en facilitant la collaboration grâce à des fonctionnalités de portail sécurisé, d’accès à distance et de gestion des droits d’accès.

Ces fonctionnalités permettent d’assurer que seuls les collaborateurs et partenaires autorisés puissent visionner et/ou modifier les documents. In fine, cela accélère les échanges et la prise de décision.

Exemple : un client peut consulter en temps réel son bon de livraison signé via un portail sécurisé, tandis que les documents internes confidentiels (contrats fournisseurs, factures) restent accessibles uniquement aux collaborateurs autorisés.

2.5 Mobilité et continuité d’activité

Le secteur du transport repose sur une activité terrain où les documents doivent accompagner les chauffeurs, gestionnaires et partenaires en temps réel. Avec le papier, chaque imprévu devient un frein : papier oublié, perdu, illisible ou non disponible au bon moment.

La GED, grâce à ses fonctionnalités de cloud sécurisé et d’accès mobile, transforme cette contrainte en avantage compétitif.

  • Les chauffeurs accèdent en quelques clics à leurs lettres de voiture, certificats ou bons de livraison directement sur smartphone ou tablette.
  • Les gestionnaires consultent et valident les documents depuis le siège ou en déplacement, garantissant une prise de décision rapide.
  • Les partenaires (clients, douanes, sous-traitants) disposent d’un accès distant et sécurisé pour récupérer ou déposer les documents nécessaires sans ralentir le flux.

Exemple : lors d’un contrôle routier, un chauffeur peut présenter instantanément la lettre de voiture numérique via son smartphone. Résultat : le camion n’est pas immobilisé, le client n’est pas impacté par un retard, et l’entreprise évite une amende potentiellement coûteuse. De la même manière, lors de la crise du COVID-19, de nombreux transporteurs ayant déjà adopté une GED ont pu assurer la continuité de leur activité à distance, alors que d’autres étaient bloqués par l’impossibilité d’accéder aux archives physiques.

2.6 Réduction des coûts opérationnels

C’est sans nul doute l’un des avantages clés de la GED dû à la suppression du papier. En effet, l’entreprise ne paie plus pour des impressions, des envois postaux et des armoires de stockage. D’autres frais indirects sont également réduits voir éviter : temps de recherche d’un document, erreurs de saisie, pertes de documents…

Exemple : un transporteur qui gère 5 000 livraisons par semaine, avec en moyenne 3 documents papier par livraison (bon de livraison, lettre de voiture, facture), dépense environ 0,10€* par page (impression + papier + archivage). Cela représente plus de 78 000 € par an. Avec une GED, ces frais chutent de plus de 70%**, générant des économies à six chiffres sur quelques années tout en allégeant considérablement la charge administrative.

*moyenne établie par rapport à plusieurs études (Gartner, AIIM, IDC) selon lesquelles le coût est situé entre 0,05€ et 0,15€.

**estimé par des éditeurs de GED comme DocuWare à la suite de retours d’expérience.

3. Pourquoi choisir DocuWare comme GED transport ?

En tant que solution de GED Transport leader, DocuWare accompagne la transformation numérique du secteur grâce à une innovation continue et à des fonctionnalités adaptées aux enjeux d’aujourd’hui et de demain. Mais au-delà des fonctions essentielles d’une GED, DocuWare se distingue par des atouts supplémentaires qui en font un choix stratégique pour les entreprises de transport.

  • Intégration du module IDP, une IA qui permet d’améliorer significativement l’extraction, la classification et l’interprétation des données (non structurées) pour les documents les plus complexes ou de mauvaise qualité (froissement, tâches, écriture peu compréhensible…)
  • Création de formulaires web intégrés pour automatiser l’enregistrement des demandes clients, accélérer leur traitement et améliorer le suivi des non-conformités.
  • Automatisation des comptes fournisseurs et des comptes clients pour aider le service financier de l’entreprise
  • Intégration au système ERP et CRM de l’entreprise ainsi qu’à ses applications métiers (outil de planification d’itinéraire)
  • Cryptage des données pour protéger les documents contre les cyberattaques
  • Tests réguliers de la plateforme pour assurer une conformité continue aux réglementations & normes actuelles
  • Prise en main rapide et facile pour les équipes
  • Adaptabilité de la solution en fonction de l’évolution de l’entreprise (utilisateurs supplémentaires, augmentation de l’espace de stockage…)

En savoir + : https://start.docuware.com/fr/la-ged-docuware-pour-le-secteur-du-transport-et-de-la-logistique

4. BecoFrance utilise DocuWare pour tracer le suivi et la réception de ses marchandises

Becofrance, une entreprise de transport basée en Île-de-France, a fait face à un événement majeur : une perte de marchandises de grande valeur due à un suivi inefficace des bons de livraison papier. Ces documents étaient souvent perdus, incomplets ou reçus avec plusieurs jours de retard ; selon le DAF Samuel Le Galliotte, un bon de livraison papier pouvait mettre jusqu’à 3 jours pour parvenir aux services concernés. Ce retard impactait non seulement la traçabilité, mais aussi la facturation et la gestion des litiges.

Pour répondre à ce défi, Becofrance, déjà utilisateur de DocuWare pour ses factures et bons de livraison, a choisi d’aller plus loin en adoptant une application mobile connectée à DocuWare Cloud. Concrètement, les bons d’enlèvement et de livraison sont générés depuis l’ERP puis stockés dans DocuWare. Lorsqu’un chauffeur effectue une livraison, il reçoit une notification sur son smartphone. Après la remise de la marchandise, il prend simplement une photo du bon signé qui est automatiquement envoyée et archivée dans DocuWare. En cas de problème (absence du client, litige ou incident), le chauffeur peut le signaler immédiatement depuis l’application, ce qui déclenche un workflow d’alerte auprès du siège.

Les résultats ne se sont pas fait attendre. Le temps de transmission des bons est passé de plusieurs jours à seulement 15 minutes, offrant ainsi une visibilité quasi immédiate aux équipes du siège. La traçabilité des documents s’est considérablement renforcée, les litiges sont désormais gérés en temps réel et les clients bénéficient d’un suivi plus fiable et plus transparent. Pour Samuel Le Galliotte, directeur administratif et financier de Becofrance, l’utilisation de DocuWare apporte une véritable valeur ajoutée : elle rassure les clients, qui considèrent désormais Becofrance comme un partenaire plus sérieux et plus fiable.

En transformant un processus jusque-là lourd et incertain en un circuit rapide, sécurisé et automatisé, DocuWare a permis à Becofrance de gagner en efficacité, de renforcer la relation client et d’améliorer sa trésorerie.

En savoir + : https://start.docuware.com/fr/case-studies/becofrance-sas